おはようございます。
東京都内で行政書士事務所を営む倉橋 尚人と申します。
「未払い代金の督促」や「契約の解除通知」等に利用されることが多い内容証明郵便。
なぜ内容証明郵便を使うのか、普通郵便との違いは何かなど意外に知られておりません。
今回は内容証明郵便について、利用する目的や出し方、考えられる効力を解説していきます。
少しでもこの記事がお役に立てれば幸いです。
内容証明郵便とは
日本郵便のサービスの１つで、郵便を出した日、相手が受け取った日、郵便の内容等を郵便局が証明するサービスです。
出典 日本郵便_内容証明郵便
一般書留郵便物の内容文書について証明するサービスです。
いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって当社が証明する制度です。
契約上や法律上で強い意志表示をする場合や、期限内に必要書類を送ったといった証拠を残すことができます。
内容証明郵便を1通送る場合は、書式ルールが定められている謄本2通を作成する必要があります。
内容証明の効力
内容証明によって、送った日やどんな内容であるか、誰から誰に送ったか、という記録が証明されます。
これにより以下の効力が期待できます。
法的な証拠となる
内容証明郵便は、送った日、誰から誰に送ったかに加えて文書の内容まで証明できるため、証拠能力として非常に有効といえます。
一般的な郵便では記録が残されないため証拠としては不十分で、書留や特定記録郵便では配達したことは証明できても、配達した郵便の内容までは確認できません。
強い意志の表明
取引先が商品の代金を支払わず、電話やメールなどでの催促に応じない場合、内容証明郵便での催促が有効でしょう。
「支払いに応じない場合は法的措置を取る」と言った旨の通知を内容証明郵便で送ることで、特殊な郵便形態であることから、強い意志を表明することができ、心理的なプレッシャーを与えられます。
内容証明郵便の書き方
▼用紙や文字制限、使用できる文字
内容証明郵便の用紙については制限がありませんが、１行の文字・行の数に制限があります。
文字の制限は以下の通りです。
縦書きの場合：1行20字以内、1枚26行以内
横書きの場合：以下の3通り
・1行20字以内、1枚26行以内
・1行13字以内、1枚40行以内
・1行26字以内、1枚20行以内
文書が2枚以上になる場合、綴じ目に契印をする必要があります。
使える文字は、ひらがな、カタカナ、漢字と数字で英字は固有名詞の場合にのみ使えます。
かっこや句読点などの記号も使用可能です。
かっこは、「」、（）などの1セットを1文字としてカウントします。
▼文書に記載する事項
差出人と受取人の氏名や名称、住所や所在地を書かなければなりません。
文書の冒頭か末尾の部分に書き入れます。
差出人名の横への捺印については法律上の義務ではありませんが、間違いなく本人が作成したと証明するため捺印するのが一般的です。
文書作成の日付と文書のタイトルも記載します。
「請求書」や「通知書」などのタイトルをつけましょう。
内容証明郵便の出し方
1.送付したい文書を3部用意する
受取人に送付する文書、差出人が保管する謄本、郵便局か保管する謄本の3本が必要です。
2.内容文書に捺印する
捺印自体は差出人の任意です。
しかし、間違いなく本人が作成したと証明するため捺印します。
また文書が複数枚にわたる場合は、ホチキスで留めた境目に契印を捺印します。
3.封筒に住所や社名を記載し、郵便局で発送する
通常の郵便と同様に、相手と自分の住所や氏名、社名などを記載します。
郵便局窓口に持っていくと、文書に認証印を押印してもらえます。
認証には30分程度の時間がかかります。
まとめ
内容証明郵便について解説しました。
内容証明郵便は郵便局で内容文書の存在を保証するという性質で、文書の受取人に対して差出人の意思を明確に示すことができます。
正しい手順と使い所を把握し、効果的に使用していくことが望ましいです。
内容証明郵便についてご不明点やお悩みをお持ちであれば、法律専門家へ相談しましょう。
内容証明郵便の効果的な使いどころや代わり作成してもらうことができます。
他、法律に詳しい専門家であれば、内容証明郵便を含めお悩みを解決へ導いてくれます。
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